Términos y condiciones y Política de tratamiento de datos personales

La plataforma Goberna («la Plataforma») es operada por Goberna Cloud S.A.S., NIT 902.103.908-7, sociedad comercial constituida en Colombia con domicilio principal en Carrera 46 No. 80 Sur - 155, Sabaneta, Antioquia, Colombia; correo electrónico atiendo@goberna.cloud; WhatsApp +57 301 6453080; sitio web https://goberna.cloud («Goberna»).

Estos Términos y condiciones, junto con la Política de tratamiento de datos personales que los acompaña («el Acuerdo»), regulan el acceso y uso de la Plataforma por cualquier persona («el Usuario»). El Acuerdo es un contrato de adhesión celebrado por medios electrónicos; su aceptación mediante la casilla «Acepto» y el botón correspondiente tiene el mismo valor que una firma manuscrita, conforme a la Ley 527 de 1999 (mensajes de datos y firmas electrónicas) y al Decreto 2364 de 2012.

Si no está de acuerdo con el Acuerdo, no use la Plataforma. Al aceptarlo declara ser mayor de edad y tener capacidad legal; los menores de edad solo figuran en la Plataforma como integrantes del hogar registrados por su representante.

Para efectos del Acuerdo:

• Copropiedad o Cliente: la persona jurídica de propiedad horizontal (Ley 675 de 2001) que contrata la Plataforma a través de su administración.
• Administración: la persona natural o jurídica que representa a la Copropiedad y define quién accede a su información.
• Usuario: toda persona con acceso a la Plataforma: administrativos, contadores, personal de portería, propietarios, residentes y arrendatarios.
• Visitante o Prestador de servicio: la persona autorizada por un residente o por la Administración para ingresar a la Copropiedad, con o sin cuenta en la Plataforma (código QR, enlace de visita).
• Contenido: la información que la Copropiedad y los Usuarios registran en la Plataforma (censo, cuentas de cobro, pagos, comprobantes, comunicados, casos, registros de portería, documentos).
• Proveedores de infraestructura: los terceros que alojan y operan componentes técnicos de la Plataforma (ver cláusula 9).

Goberna es una herramienta de software para la administración de propiedad horizontal: gestión del censo, facturación y cartera de cuotas de administración, registro y conciliación de pagos, comunicados, portería (visitantes, paquetes, minuta), casos y PQR, reservas, mantenimiento, documentos, mapa de la unidad y reportes.

Goberna no es una entidad financiera ni una pasarela de pagos: los pagos que el residente realiza se procesan por su banco o por la pasarela que la Copropiedad contrate, bajo las condiciones de esos terceros. Goberna registra la información del pago y los comprobantes que el residente carga.

Goberna no es parte de la relación entre la Copropiedad y sus propietarios o residentes. Las cuotas, sanciones, intereses, acuerdos de pago, decisiones de asamblea o de consejo, reglamentos y su aplicación son responsabilidad exclusiva de la Copropiedad. La Plataforma refleja lo que la Administración registra.

La Administración decide qué personas acceden a la información de su Copropiedad, con qué rol y con qué permisos, y responde por esas decisiones. Goberna aplica los permisos por rol y aísla la información de cada Copropiedad: un Usuario solo ve la Copropiedad o Copropiedades a las que pertenece y, dentro de ella, lo que su rol permite.

Los residentes acceden únicamente a su propio inmueble: su cuenta de cobro, sus pagos, sus casos, sus invitados y sus reservas. La Administración y el personal autorizado acceden a la información de la Copropiedad para las finalidades descritas en la Política de datos.

El identificador del Usuario es su número de celular. El ingreso se realiza con un código de un solo uso enviado al correo o al canal registrado, y opcionalmente con llaves de acceso (passkeys) del dispositivo. La Plataforma no usa contraseñas.

El Usuario es responsable de custodiar su celular, su correo y sus dispositivos, de no compartir los códigos de acceso y de avisar de inmediato a la Administración o a Goberna si sospecha un uso no autorizado. Goberna puede suspender un acceso ante indicios de uso indebido, fraude o riesgo para la seguridad de la información.

Las llaves de acceso (passkeys) usan la huella o el rostro del dispositivo para desbloquear una credencial criptográfica; esa información biométrica la procesa el sistema operativo del dispositivo y nunca es enviada a Goberna ni almacenada por Goberna.

El Usuario se obliga a:

• Usar la Plataforma de forma lícita y solo para los fines de administración de la Copropiedad.
• Registrar información veraz, completa y actualizada, y cargar únicamente documentos y comprobantes auténticos.
• No acceder, ni intentar acceder, a información de otros inmuebles, Usuarios o Copropiedades.
• No realizar ingeniería inversa, extracción automatizada de datos, pruebas de intrusión no autorizadas, cargas maliciosas ni acciones que degraden el servicio.
• Respetar a los demás Usuarios en comunicados, casos y PQR; no publicar contenido ilegal, ofensivo o que vulnere derechos de terceros.
• Mantener indemne a Goberna frente a reclamaciones de terceros originadas en el uso indebido de su cuenta o en el contenido que registre.

Los residentes y la Administración pueden autorizar el ingreso de visitantes y prestadores de servicio generando un código QR y, cuando la Copropiedad tiene mapa, un enlace de visita que muestra la ruta al inmueble solo después de que la portería registre el ingreso. El QR es personal, de vigencia limitada y puede ser de un solo uso.

La verificación de identidad en portería es una verificación humana realizada por el personal de portería o por la empresa de vigilancia autorizada por la Copropiedad. Cuando el visitante lo autoriza expresamente, la Plataforma conserva de forma privada las fotos de su documento y de su rostro para esa verificación visual. Nadie está obligado a autorizarlo: la Copropiedad debe ofrecer siempre una alternativa de ingreso (QR, registro manual con documento físico o verificación por el personal). Ver la sección 5 de la Política de datos.

Los controles de acceso biométricos (lectores de huella, reconocimiento facial automatizado, torniquetes) que una Copropiedad instale son sistemas externos e independientes de Goberna, con su propio responsable del tratamiento y su propia política; Goberna no los opera, no recibe sus datos y no responde por ellos.

La Plataforma, su código, diseño, marcas y documentación son de Goberna o de sus licenciantes. Goberna concede al Usuario una licencia limitada, no exclusiva, intransferible y revocable para usar la Plataforma conforme al Acuerdo.

La información que la Copropiedad y sus Usuarios registran es de la Copropiedad y de los titulares de los datos. Goberna la trata por cuenta de la Copropiedad y, al terminar el servicio, la devuelve o la suprime en los términos de la Política de datos y de los plazos legales de conservación.

La Plataforma se presta con componentes de terceros especializados, contratados por Goberna bajo sus propios términos de servicio, acuerdos de tratamiento de datos y estándares de seguridad:

• Despliegue web y entrega de la aplicación: Vercel Inc. (Estados Unidos).
• Base de datos, autenticación y almacenamiento de archivos: Supabase Inc. (Estados Unidos; infraestructura en centros de datos certificados, cifrado en tránsito y en reposo).
• Envío de correo electrónico transaccional: Resend (Estados Unidos).
• Mensajería por WhatsApp, cuando la Copropiedad la habilita: Meta Platforms (WhatsApp Business).
• Protección contra robots en formularios públicos: Cloudflare Turnstile.

Goberna asume frente al Usuario una obligación de medios: opera la Plataforma con diligencia, monitorea su funcionamiento, aplica controles de acceso y conserva respaldos periódicos de la información conforme al plan contratado con sus proveedores y a la configuración de respaldo de cada Copropiedad. El servicio puede tener interrupciones por mantenimiento, actualizaciones, fallas de los proveedores de infraestructura, de las redes de comunicación o por fuerza mayor.

En la máxima medida permitida por la ley colombiana, Goberna no responde por daños, pérdidas de información, indisponibilidad o accesos no autorizados que sean imputables exclusivamente a los proveedores de infraestructura, a las redes de telecomunicaciones, a los dispositivos o cuentas del Usuario, a terceros ajenos a Goberna o a fuerza mayor. La disponibilidad, seguridad física y continuidad de la infraestructura subyacente se rigen por los términos de cada proveedor. Esta cláusula no excluye las obligaciones que la Ley 1581 de 2012 impone a Goberna como Encargado del tratamiento (seguridad, confidencialidad y atención de los derechos del titular), que Goberna cumple directamente.

La exactitud de la información registrada en la Plataforma depende de lo que la Administración, los Usuarios y las fuentes que ellos cargan (extractos, comprobantes, censos) suministran. Goberna no responde por decisiones de la Copropiedad ni por cobros, sanciones, intereses, acuerdos, decisiones de convivencia o de asamblea, ni por controversias entre la Copropiedad y sus residentes o proveedores.

En la máxima medida permitida por la ley, la responsabilidad total de Goberna frente a un Usuario o a la Copropiedad por cualquier reclamación derivada del Acuerdo se limita al valor efectivamente pagado a Goberna por la Copropiedad correspondiente durante los doce (12) meses anteriores al hecho que la origina, y en ningún caso comprende lucro cesante ni daños indirectos.

Nada en el Acuerdo excluye o limita la responsabilidad que la ley no permite excluir: la derivada de dolo o culpa grave, los derechos irrenunciables de los consumidores (Ley 1480 de 2011) ni los deberes del régimen de protección de datos personales (Ley 1581 de 2012).

El tratamiento de los datos personales de los Usuarios, residentes, visitantes y prestadores se rige por la Política de tratamiento de datos personales que forma parte del Acuerdo, incluidas las reglas sobre datos sensibles y biométricos, los proveedores encargados, la transferencia internacional y los derechos del titular.

Goberna puede suspender o terminar el acceso de un Usuario que incumpla el Acuerdo, y el de una Copropiedad por incumplimiento del contrato de servicio, previo aviso cuando la ley o el contrato lo exijan. La Copropiedad puede terminar el servicio conforme a su contrato; al hacerlo conserva acceso a su información durante la ventana de salida y recibe una exportación de sus datos.

Terminado el servicio, Goberna suprime o anonimiza la información, salvo la que deba conservarse por los plazos legales contables y tributarios (Código de Comercio, art. 28 de la Ley 962 de 2005: diez años para libros y papeles) o por requerimiento de autoridad.

Goberna puede modificar el Acuerdo. Cada versión lleva número, fecha de vigencia y un resumen de los cambios, y la versión vigente está siempre publicada en goberna.cloud/legal. Los cambios sustanciales se comunican antes de aplicarse y, cuando cambian las finalidades del tratamiento o las obligaciones del Usuario, la Plataforma solicita una nueva aceptación al ingresar, que queda registrada como firma electrónica. El uso posterior de la Plataforma sin aceptar la nueva versión no es posible.

El Acuerdo se rige por las leyes de la República de Colombia. Las controversias se someten a la jurisdicción de los jueces colombianos, sin perjuicio de la competencia de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) en materia de protección de datos personales y de protección al consumidor, y de la conciliación previa cuando proceda. Las notificaciones a Goberna se dirigen a atiendo@goberna.cloud; las notificaciones al Usuario se envían al correo o canal registrado en la Plataforma.

Al aceptar el Acuerdo, la Plataforma registra: la versión y la huella criptográfica (SHA-256) del texto aceptado, la fecha y hora del servidor, la dirección IP y el agente de usuario desde los que se aceptó, el canal (registro, ingreso, invitación) y la identificación del Usuario o del visitante. Ese registro es la constancia de la firma electrónica del Usuario (Ley 527 de 1999, art. 7) y la prueba de la autorización exigida por la Ley 1581 de 2012 (art. 9). El Usuario puede consultarla en «Mi cuenta» y solicitar copia a Goberna.

Goberna Cloud S.A.S., NIT 902.103.908-7, sociedad comercial constituida en Colombia con domicilio principal en Carrera 46 No. 80 Sur - 155, Sabaneta, Antioquia, Colombia; correo electrónico atiendo@goberna.cloud; WhatsApp +57 301 6453080; sitio web https://goberna.cloud («Goberna»). Área de atención de peticiones, consultas y reclamos: Protección de datos de Goberna, correo atiendo@goberna.cloud, WhatsApp +57 301 6453080.

Respecto de los datos de residentes, propietarios, visitantes, prestadores y demás personas vinculadas a una Copropiedad, la Copropiedad es la RESPONSABLE del tratamiento (decide las finalidades y a quién da acceso) y Goberna es el ENCARGADO: trata los datos por cuenta de la Copropiedad, bajo sus instrucciones y bajo esta política, que la Copropiedad adopta al contratar la Plataforma. Respecto de los datos de las cuentas de usuario, de la bitácora técnica de la Plataforma y de los clientes de Goberna, Goberna es el RESPONSABLE.

Esta política aplica a todo tratamiento de datos personales realizado en la Plataforma y en sus canales asociados (correo, WhatsApp, páginas públicas de pago, de visita y de registro). Se entiende por dato personal cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural; por dato sensible el que afecta la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, incluidos los datos biométricos; por tratamiento cualquier operación sobre datos (recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión); por transmisión la comunicación de datos a un Encargado para que los trate por cuenta del Responsable; y por transferencia el envío de datos a otro Responsable, dentro o fuera del país.

Goberna trata los datos conforme a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad (Ley 1581 de 2012, art. 4). En particular: solo recolecta los datos necesarios para cada finalidad; no usa medios engañosos; no condiciona ninguna actividad al suministro de datos sensibles; y no vende ni cede los datos a terceros para fines comerciales.

Según el rol de la persona y las funciones que la Copropiedad usa:

• Identificación y contacto: nombre, número de celular, correo electrónico, documento de identidad cuando la Copropiedad lo registra, fotografía de perfil opcional.
• Vínculo con el inmueble: torre/manzana y número, calidad de propietario, residente o arrendatario, integrantes del hogar registrados por el residente, vehículos y placas, mascotas.
• Facturación, cartera y pagos: cuentas de cobro, saldos, pagos, acuerdos, comprobantes de pago que el residente carga (con los datos que el comprobante muestra: valor, fecha, referencia, banco), recibos y certificados. Goberna no reporta información a centrales de riesgo; la Copropiedad decide sus gestiones de cobro conforme a la ley.
• Portería y acceso: invitados y prestadores autorizados, registros de entrada y salida, placas, paquetería, minuta, turnos; y, SOLO con autorización expresa, fotos del documento y del rostro para verificación visual (ver sección 5).
• Convivencia y servicio: casos, PQR, reservas de zonas comunes, comunicados enviados y su entrega, documentos de la Copropiedad.
• Datos técnicos y de uso: fecha y hora de las operaciones, dirección IP, agente de usuario (navegador y dispositivo), identificadores de sesión y de dispositivo (passkeys), registros de auditoría de cada acción relevante.
• Menores de edad: solo los datos de integrantes del hogar que el residente registra, en su calidad de representante, para la gestión de la Copropiedad; no se les crean cuentas.

Los datos biométricos son datos sensibles. Nadie está obligado a autorizar su tratamiento y ninguna actividad —incluido el ingreso a la Copropiedad— puede condicionarse a su suministro (Ley 1581 de 2012 art. 6; Decreto 1377 de 2013 art. 6; Resolución 52185 de 2025 de la Superintendencia de Industria y Comercio).

Lo que Goberna HACE: cuando un visitante o prestador de servicio se registra y lo autoriza expresamente, conserva de forma privada las fotos de su documento de identidad y de su rostro para que el personal de portería o la empresa de vigilancia autorizada por la Copropiedad verifique visualmente su identidad al ingresar. La detección de que la foto contiene un rostro se ejecuta en el propio dispositivo del visitante, sin enviar la imagen a servicios externos, y su único resultado es «revisión manual»: la decisión la toma siempre una persona.

Lo que Goberna NO HACE: no realiza reconocimiento facial automatizado, no compara rostros contra bases de datos, no extrae ni almacena plantillas, vectores o patrones biométricos, y no usa proveedores de visión artificial para estas fotos.

Alternativas de ingreso: el visitante puede negarse a entregar las fotos y aun así ingresar con su código QR, con registro manual en portería y presentación física de su documento, o por verificación del personal. La Copropiedad debe garantizar esas alternativas.

Lectores de huella dactilar, reconocimiento facial automatizado y otros controles biométricos que una Copropiedad instale en sus accesos son sistemas EXTERNOS a Goberna, operados por la Copropiedad o por su proveedor de seguridad, que son sus responsables del tratamiento y deben tener su propia autorización y política. Goberna no los opera, no recibe ni almacena sus datos y no responde por ellos.

Llaves de acceso (passkeys): la huella o el rostro que el Usuario usa para desbloquear su dispositivo los procesa el sistema operativo del dispositivo; Goberna solo recibe una clave pública criptográfica. Esa información biométrica nunca llega a Goberna.

Conservación: las fotos de verificación de portería se conservan hasta doce (12) meses desde su captura y luego se suprimen automáticamente, salvo requerimiento de autoridad; el titular puede pedir su supresión antes por los canales de la sección 10. Antes de implementar cualquier verificación con fotos, la Copropiedad debe evaluar los riesgos y garantizar los controles de esta política durante todo el ciclo de vida del dato.

Los datos se tratan para:

• Administrar la Copropiedad: llevar el censo, emitir y enviar cuentas de cobro, registrar y conciliar pagos, gestionar cartera, acuerdos, certificados y paz y salvos, y cumplir los deberes contables y tributarios de la Copropiedad.
• Comunicar: enviar comunicados, avisos de facturación, recordatorios y notificaciones por correo o WhatsApp, según el canal que la Copropiedad y el residente elijan.
• Operar la portería: autorizar y registrar ingresos y salidas, gestionar paquetes, visitantes y prestadores, avisar al residente y guiar al visitante hasta su destino.
• Gestionar la convivencia y el servicio: casos, PQR, reservas, mantenimientos y documentos.
• Autenticar a los Usuarios, proteger la seguridad de la Plataforma, prevenir el fraude y el abuso, y mantener la bitácora de auditoría.
• Atender consultas y reclamos de los titulares y cumplir requerimientos de autoridades.
• Mejorar la Plataforma con información agregada o anonimizada, que no identifica a personas.

La autorización se obtiene de forma previa, expresa e informada, por medios que permiten su consulta posterior (Ley 1581 de 2012 art. 9): al registrarse en la Plataforma, al aceptar este Acuerdo al ingresar, al registrarse como visitante o prestador de servicio, y en el caso de las fotos de verificación, mediante una casilla específica que informa su carácter facultativo. La Copropiedad, como Responsable, obtiene y conserva la autorización de los titulares cuyos datos registra directamente (censo) y se obliga a informarles esta política.

El titular puede revocar su autorización en cualquier momento por los canales de la sección 10, salvo cuando exista un deber legal o contractual que obligue a conservar los datos (por ejemplo, la información contable de las cuotas de administración).

Para operar la Plataforma, Goberna transmite datos a los proveedores de infraestructura descritos en la cláusula 9 de los Términos (Vercel, Supabase, Resend, Meta/WhatsApp cuando aplica, Cloudflare Turnstile), que actúan como Encargados o sub-encargados bajo contratos que cumplen el artículo 25 del Decreto 1377 de 2013: tratan los datos solo por cuenta de Goberna y de la Copropiedad, con deberes de seguridad y confidencialidad, y bajo estándares reconocidos internacionalmente (certificaciones SOC 2, cifrado en tránsito y en reposo, y cláusulas contractuales de protección de datos equivalentes a las del Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea).

Esos proveedores operan servidores fuera de Colombia, principalmente en los Estados Unidos. Al aceptar este Acuerdo, el titular AUTORIZA de manera expresa e inequívoca la transferencia y transmisión internacional de sus datos personales a dichos proveedores para las finalidades aquí descritas (Ley 1581 de 2012, art. 26, literal a). Goberna no transfiere datos a terceros para finalidades distintas ni los vende.

Los datos también pueden compartirse con la Administración de la Copropiedad (que es la Responsable), con autoridades competentes en ejercicio de sus funciones y con terceros autorizados por el titular o por la ley (Ley 1581 de 2012, art. 13).

El titular tiene derecho a (Ley 1581 de 2012, art. 8):

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales.

Canales: el titular puede ejercer sus derechos desde «Mi cuenta» en la Plataforma, escribiendo a atiendo@goberna.cloud, por WhatsApp al +57 301 6453080, o ante la Administración de su Copropiedad. La solicitud debe indicar nombre, número de identificación o celular registrado, Copropiedad, descripción de la solicitud y datos de contacto.

Consultas: se atienden en un plazo máximo de diez (10) días hábiles desde su recepción; si no es posible, se informa el motivo y la fecha de respuesta, que no supera los cinco (5) días hábiles siguientes (Ley 1581 de 2012, art. 14).

Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento): si el reclamo está incompleto se pide completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes; recibido completo, se incluye la leyenda «reclamo en trámite» en la base de datos y se resuelve en un plazo máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles con aviso al titular (Ley 1581 de 2012, art. 15). Agotado este trámite, el titular puede acudir a la SIC.

Goberna aplica medidas técnicas, humanas y administrativas proporcionales al riesgo: acceso autenticado con códigos de un solo uso y llaves de acceso, permisos por rol, aislamiento de la información por Copropiedad en el servidor, cifrado en tránsito (HTTPS) y en reposo en la base de datos y el almacenamiento de archivos, enlaces de descarga firmados y temporales, registro de auditoría de las operaciones, respaldos periódicos, protección contra robots en formularios públicos y revisiones de seguridad. El personal de Goberna con acceso a datos está sujeto a confidencialidad.

Ante un incidente de seguridad que afecte datos personales, Goberna lo notifica a la Copropiedad y a la Superintendencia de Industria y Comercio conforme a la ley, y a los titulares cuando el riesgo lo exija.

Los datos se conservan mientras la persona tenga vínculo con la Copropiedad y la Copropiedad use la Plataforma, y después por los plazos que exigen las normas contables, tributarias y de propiedad horizontal (hasta diez años para la información contable y de cartera). Las fotos de verificación de portería se suprimen a los doce (12) meses. La bitácora técnica se conserva por el plazo definido por la Copropiedad en su política de retención. Vencidos los plazos, los datos se suprimen o se anonimizan. Al terminar el servicio, la Copropiedad recibe una exportación de su información y Goberna suprime lo que no deba conservar.

Cuando la ley lo exija según sus activos (Decreto 1074 de 2015, art. 2.2.2.26.1.2, modificado por el Decreto 90 de 2018), Goberna y la Copropiedad inscriben sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Esta política rige desde el 8 de septiembre de 2026 y reemplaza la versión 1.0 del 9 de julio de 2026. Las bases de datos permanecen vigentes mientras la Plataforma opere y por los plazos de conservación descritos. Cualquier cambio sustancial se comunica a los titulares antes de aplicarse y, cuando cambian las finalidades, se solicita una nueva autorización al ingresar a la Plataforma. La versión vigente y el historial de cambios están siempre en goberna.cloud/legal.

Este es el aviso de privacidad de Goberna (Decreto 1377 de 2013, art. 15): Goberna Cloud S.A.S., NIT 902.103.908-7, atiendo@goberna.cloud, +57 301 6453080, trata sus datos personales para administrar la Copropiedad, comunicarse con usted, operar la portería y autenticarlo, conforme a esta política, que puede consultar en goberna.cloud/legal. Usted tiene derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, y a revocar la autorización. El suministro de datos sensibles, como las fotos de verificación, es facultativo.